Certains documents sont indispensables pour tout propriétaire de société. Ces documents diffèrent selon le type d’entreprise et sont essentiels pour son bon fonctionnement. Il est important que tout entrepreneur prenne connaissance de ces documents et de la manière de les gérer. Découvrez dans cet article une liste des documents essentiels pour une entreprise.
Le Kbis
À la création de votre entreprise, le premier document officiel qui atteste son existence légale est le Kbis. Ce document contient toutes les informations juridiques et légales à propos de votre entreprise.
Y sont inscrits, entre autres, le nom du greffe d’immatriculation, la raison sociale, le SIREN ou numéro d’identification, la forme juridique de votre entreprise, le code NAF, le siège social, le montant du capital social, la date de constitution ainsi que la description de l’activité de l’entreprise. Mais, il contient également des informations sur les dirigeants, les administrateurs et les commissaires aux comptes de l’entreprise. Pour les entreprises exerçant dans les domaines réglementés, le Kbis contient les références pour les autorisations obligatoires.
En bref, le Kbis est la carte d’identité de l’entreprise. Toute personne voulant s’assurer de la légalité de votre entreprise peut demander un extrait Kbis de cette dernière. Par ailleurs, toute modification dans les informations ci-dessus doit faire l’objet d’une demande auprès du greffe du tribunal de commerce et de l’entreprise ou du CFE.
Les statuts juridiques
Les statuts juridiques constituent l’un des documents importants d’une entreprise. Ce document est crucial quand la société est constituée de plusieurs associés.
Les statuts juridiques d’une entreprise contiennent diverses informations concernant l’entreprise. Mais, ils définissent également le mode de fonctionnement et de gestion de l’entreprise ainsi que la relation entre les associés.
Servant de documents de base dans les procédures administratives et les prises de décision de l’entreprise, mais également dans la répartition des pouvoirs entre les dirigeants et les associés, les statuts juridiques d’une entreprise doivent faire l’objet d’une attention particulière lors de sa rédaction.
Il est à noter que toute modification dans les statuts d’une entreprise entraine une modification du Kbis.
Le contrat de service
Tout entrepreneur doit conserver ses contrats de service. En effet, il est vivement conseillé de toujours garder par écrit les relations d’affaires, que ce soit vis-à-vis des clients ou d’autres partenaires.
Le contrat de service est le document qui vous permet de bien gérer les attentes de vos clients et d’avoir une preuve de ce que vous vous êtes convenu. Ce document définit de manière claire votre mandat auprès de votre clientèle. Il vous permet également de protéger votre propriété intellectuelle. Enfin, sachez que toute proposition de service de la part de votre entreprise à un de ses clients doit faire l’objet d’un contrat de service.
La convention d’actionnaires
La convention d’actionnaires est l’accord conclu entre un entrepreneur et ses associés. Cet accord permet de régler tout problème entre les associés d’une entreprise ou dans le cas où les relations d’affaires se compliquent. La rédaction d’une convention d’actionnaires est assez difficile et nécessite parfois l’intervention d’un professionnel du domaine.
Toutefois, ce document est essentiel dans la mesure où il permet d’élaborer des solutions en cas de problèmes. Cette convention permet, entre autres, de définir la procédure à adopter dans le cas où un des associés quitte la société ou meurt. Une convention d’actionnaires permet donc de prévoir les situations complexes et délicates dans une entreprise.
La politique de confidentialité
Si votre entreprise a un site web, la politique de confidentialité est un document primordial à détenir. C’est ce document qui détermine la manière dont vous allez gérer les données personnelles des visiteurs de votre site.
La politique de confidentialité vous permet de divulguer ou non ces données et vous permet de notifier les visiteurs de votre site sur la manière dont vous prévoyez d’utiliser leurs informations personnelles. Ce document détermine qui pourra avoir accès à ces données. Enfin, le document définissant la politique de confidentialité de votre entreprise est essentiel si vous prévoyez d’utiliser des plateformes comme Google Analytics.
Les livres comptables
La comptabilité est l’un des éléments essentiels au fonctionnement d’une entreprise. Ce domaine requiert beaucoup de rigueur dès le début. Les documents comptables d’une entreprise sont donc des documents essentiels et indispensables à sa survie.
Parmi les livres comptables, on peut citer :
- Le livre-journal qui est obligatoire pour toute entreprise, quelle que soit sa forme juridique. Ce livre contient toutes les transactions effectuées au sein de l’entreprise.
- Le grand livre qui est également obligatoire. Dans ce livre sont notées toutes les transactions, mais pas de façon chronologique, mais par catégorie.
- Le livre d’inventaire qui répertorie les actifs et les passifs de la société.
- Le bilan comptable qui donne un aperçu du patrimoine de l’entreprise.
- Le compte de résultat qui permet de déterminer les bénéfices ou les pertes de l’entreprise.
