La salle de réunion est une pièce indispensable pour une entreprise. En fait, c’est un endroit privilégié pour les échanges. Les salariés d’entreprise y passent la plupart de leur temps. Cette salle sert à accueillir les clients ou à faire un brainstorming sur un nouveau projet ou un projet en cours, et ce, même si certains membres de l’équipe se trouvent à distance. Voici quelques conseils qui peuvent vous aider à bien équiper votre salle de réunion.
Conseil n°1 : Bien identifier les types de réunions
Pour optimiser le choix d’équipements pour une salle de réunion, il est primordial de définir d’abord les usages que vous voulez faire de la salle. En effet, une salle qui ne sera utilisée que pour des réunions classiques n’aura pas besoin des mêmes équipements qu’une salle où des créatifs ont l’habitude de rejoindre pour échanger et travailler sur des idées de projets. De même, une salle destinée à des salariés avec le même métier ne sera pas équipée de la même manière qu’une salle pour plusieurs salariés exerçant divers métiers.
Ainsi, pour une salle de réunion pour les créatifs et les séances de travail en groupe, les équipements technologiques sont importants. En plus des équipements classiques comme le pointer, la pieuvre téléphonique ou encore la caméra vidéo, il est primordial d’équiper la salle avec un écran tactile. Si la salle est destinée aux visioconférences et aux présentations de projets, des outils adaptés à de telles activités sont nécessaires : équipements pour vidéo interposé, réseau de communication fiable…
Conseil n°2 : Prendre en compte la taille des réunions
Le choix des équipements dépend également de la surface totale de la salle de réunion, de la luminosité, du nombre de personnes qu’elle doit accueillir ou encore de son isolation sonore.
Ainsi, pour une petite salle accueillant des équipes de petite taille, il est primordial de ne choisir que le strict nécessaire afin de rendre la salle confortable et non encombrée. Optez ainsi pour un équipement basique composé d’un écran, d’un clavier sans fil et d’une pieuvre téléphonique. Une petite salle requiert beaucoup de luminosité. Pour ce faire, choisissez des lampes LED.
Une salle de réunion de taille moyenne a moins de contraintes à respecter. Vous pouvez ainsi opter pour un kit complet pour l’équiper : pieuvre téléphonique, télécommandes de présentation, écran tactile et contrôleur tactile.
Enfin, pour une salle de réunion spacieuse, vous pouvez également opter pour le kit complet avec le nombre d’équipements nécessaires. Toutefois, ayez en tête que l’important n’est pas d’encombrer la salle avec des gadgets derniers cris, mais de la rendre confortable, facilitant l’interaction et les échanges entre les intervenants.
Conseil n°3 : Bien choisir les équipements et les fournisseurs
C’est dans la salle de réunion que les décisions capitales de l’entreprise seront prises. Il est donc important de l’équiper comme il faut pour qu’elle puisse remplir son rôle. Pour ce faire, il vous faut choisir les bons équipements (écran, lumière, projecteur…). Les équipements doivent répondre, non seulement aux besoins de ses utilisateurs, mais également aux exigences de la salle en question.
Par ailleurs, connaître les équipements pour votre salle n’est pas suffisant, encore faut-il que vous vous entouriez de professionnels bien référencés et certifiés. Les tarifs de ces professionnels sont très compétitifs et contrairement à ce que l’on peut penser, il ne faut pas toujours un budget astronomique pour les solliciter. Pourtant, ils sont d’une grande aide quand il s’agit d’équiper votre salle de réunion.
Conseil n°4 : les équipements de base
L’écran LCD est devenu un incontournable quand il s’agit d’équipements technologiques pour une salle de réunion. En plus de donner une touche de modernité à la salle en question, ce type d’écran remplace parfaitement le vidéoprojecteur classique.
Le projecteur est le partenaire intemporel de toutes les réunions de travail. Il s’est modernisé au fil du temps et aujourd’hui, vous pouvez facilement trouver des modèles sans fil. Vous pouvez l’utiliser avec divers types de supports : ordinateur, tablette ou même Smartphone.
Les télécommandes de présentation sont également des équipements utiles dans une salle de conférence. Elles permettent de gérer plus facilement vos présentations. Les nouveaux modèles proposent diverses options.
La Pieuvre téléphonique est un autre compagnon inséparable des salles de réunion professionnelles. Ce système d’audioconférence permet d’appeler plusieurs interlocuteurs à la fois. Ainsi, tous les intervenants à la réunion peuvent interagir même à distance.
Enfin, vous aurez besoin d’un contrôleur tactile pour votre salle de réunion. Cet équipement vous permet de gérer de manière optimale l’ensemble de vos équipements audiovisuels et informatiques. Il vous suffit de les relier à votre contrôleur tactile. Les modèles récents embarquent diverses options intéressantes : partage immédiat de contenus, intégration de calendrier…
